Oblastní charita Pardubice (dále jen OCHPCE) reaguje na Nařízení evropského parlamentu a Rady EU 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů (GDPR) a zákon č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů ve znění pozdějších předpisů, který stanoví obecně platné normy pro zacházení s dokumentací a informacemi.

Obecně závazné právní předpisy nestanoví podmínky vedení a ochrany dokumentace o klientech sociálních služeb nebo osobách v sociálních službách zaměstnaných či jinak se podílejících na jejich chodu, ani náležitosti jejího obsahu. Dokumentace o klientech sociálních služeb v OCHPCE proto vychází ze specifik poskytovaných služeb a obecně se především řídí zákonem č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů, ve znění pozdějších předpisů, který stanoví obecně platné normy pro zacházení s dokumentací a informacemi.

Při tvorbě, vedení a ochraně dokumentace je dále postupováno v souladu se zákonem č. 108/2006 Sb., o sociálních službách a jeho prováděcí vyhlášky č. 505/2006 Sb., obojí ve znění pozdějších předpisů. Údaje o zdravotním stavu jsou zpracovávány zejména s ohledem na zákon č. 372/2011 Sb., o zdravotních službách a podmínkách jejich poskytování, zákon č. 258/2000 Sb., o ochraně veřejného zdraví a o změně některých zákonů a vyhlášku č. 98/2012 Sb., o zdravotnické dokumentaci, všechny ve znění pozdějších předpisů.

Pro uchovávání dokumentů spojených s výkonem činnosti v této oblasti se vztahují povinnosti stanovené zákonem č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě, ve znění pozdějších předpisů, ve smyslu vyhlášky č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby.

Všichni zaměstnanci OCHPCE mají povinnost mlčenlivosti. Tento závazek přijímají při sjednání pracovního poměru a berou na vědomí, že jeho porušení je závažným proviněním, pro které může být pracovní poměr rozvázán. 

Všichni zaměstnanci OCHPCE, kteří jakýmkoliv způsobem zpracovávají osobní údaje osob, mají povinnost dodržovat interní předpis pro ochranu osobních údajů.